Kaffe er sjældent det første, der kommer på listen, når et arrangement skal planlægges. Det bliver som regel det sidste. Og så viser det sig, at det var den ene ting, alle gæsterne husker – enten fordi den var god, eller fordi køen var lang.

Vi har lavet det her siden 2007, hvor vi lancerede Danmarks første mobile kaffebar. Siden er det blevet til mere end 2000 events og over en million kopper kaffe – fra Smukfest til firmaarrangementer, modeshows, butiksåbninger, konferencer, messer, bryllupper og private fester. Her er det, vi har lært om, hvad der gør forskellen.

Det vigtigste tal: hvor mange drikker samtidig?

Antallet af gæster er ikke det afgørende. Det afgørende er, hvor mange der vil have kaffe på samme tid.

200 gæster, der kommer og går hen over en hel dag, er en helt anden opgave end 80 gæster, der alle rejser sig i pausen klokken kvart over ti. Det første kan én barista klare. Det andet kan blive en kø, folk giver op over for.

Tænk derfor i spidsbelastning frem for i hovedtal. Hvornår er der pause i programmet? Hvor mange pauser er der? Ligger de tæt?

Mælkedrikke koster tid

En sort kaffe tager sekunder. En cappuccino tager væsentligt længere, fordi mælken skal skummes til hver enkelt kop.

Det betyder ikke, at I skal droppe mælkedrikkene – det er som regel dem, folk kommer for. Men det skal med i planlægningen, og det er en af grundene til, at det giver mening at tale om menuen på forhånd frem for at lade den være fri.

Indendørs eller udendørs?

Det ændrer alt ved opgaven. Udendørs skal der tages højde for strøm, vejr, underlag og hvor tæt man kan komme på med udstyret. Indendørs handler det mere om plads, adgang til vand og hvor kaffebaren står i forhold til gæsternes rute.

Placering bliver ofte undervurderet. En kaffebar, der står i et hjørne bag garderoben, bliver ikke brugt. En, der står, hvor folk alligevel går forbi, skaber liv.

Kaffescooter, kaffecykel eller kaffebar?

Valget handler mindre om kapacitet og mere om, hvad arrangementet skal signalere.

En kaffescooter eller kaffecykel er i sig selv en del af oplevelsen – folk tager billeder af den, og den fungerer godt til butiksåbninger, messer og udendørs arrangementer, hvor den skal kunne ses og flyttes.

En mobil kaffebar er den mere diskrete løsning, der glider ind i en konference eller et bryllup uden at stjæle billedet.

Det skal vi vide for at give et tilbud

Når du kontakter os, kommer vi hurtigst frem til noget konkret, hvis du har de her svar klar:

• Dato og tidsrum – og hvornår der er pauser i programmet
• Antal gæster – og hvor mange der forventes at ville have kaffe samtidig
• Sted – adresse, indendørs eller udendørs, og hvor tæt vi kan komme på med udstyr
• Strøm – er der adgang, og hvor langt væk sidder stikket
• Type arrangement – en konference og et bryllup stiller vidt forskellige krav
• Ønsker til menuen – kun sort kaffe, eller også mælkedrikke og specialiteter

Ved du ikke det hele, er det fint. Vi har set de fleste varianter og kan som regel regne baglæns fra langt mindre.

Book i god tid

Sommerhalvåret og december er travle. Ligger dit arrangement i festivalsæsonen eller op til jul, så spørg tidligt – ikke fordi det altid er umuligt at få plads sent, men fordi valgmulighederne bliver færre.

Læs mere om vores mobile kaffeløsninger, eller skriv til os med de oplysninger, du har.

Og hvis du er nysgerrig på, hvad der egentlig er i koppen: vi rister selv vores økologiske kaffe i Nordhavn. Læs om kaffen her.