Når en virksomhed skal vælge kaffeløsning, går samtalen næsten altid direkte til maskinen. Det er det forkerte sted at starte. Det rigtige spørgsmål er, hvor meget kaffe I faktisk drikker – for det tal afgør både hvilken maskine der kan følge med, og hvad kaffen kommer til at koste jer om måneden.

Tommelfingerreglen

Efter mere end 2000 events og mange års erhvervsaftaler er det her de tal, vi regner med:

• En medarbejder drikker typisk 3-5 kopper kaffe om dagen
• Det svarer til cirka 500 g kaffebønner pr. medarbejder pr. måned
• Et team på 10-12 personer bruger i gennemsnit omkring 8 kg kaffe om måneden

Regnestykket er enkelt: antal medarbejdere gange 0,5 kg. Er I 25 på kontoret, skal I regne med cirka 12,5 kg om måneden.

Hvad der trækker tallet op eller ned

Tommelfingerreglen holder for de fleste kontorer, men et par forhold flytter den mærkbart:

Mælkedrikke trækker op. En latte bruger samme mængde bønner som en espresso, men bliver drukket hurtigere og oftere. Kontorer med mange cappuccino- og lattedrikkere lander gerne i den høje ende.

Hjemmearbejdsdage trækker ned. Hvis halvdelen af huset arbejder hjemme om fredagen, forsvinder en femtedel af forbruget. Regn på fremmødte, ikke på ansatte.

Mødeaktivitet og gæster trækker op. Et kontor med mange eksterne møder kan sagtens ligge 20-30 procent over. Har I reception eller showroom, så læg det oveni.

Kvalitet trækker op. Det lyder bagvendt, men det er konsekvent: når kaffen bliver god, bliver den drukket. Virksomheder, der skifter fra automatkaffe til friskristet, ser næsten altid forbruget stige. Det er ikke spild – det er folk, der holder op med at gå ned til baristaen på hjørnet.

Fra forbrug til maskine

Når tallet er på plads, giver maskinvalget næsten sig selv:

Under 10 kg om måneden – altså op til cirka 20 medarbejdere. Her fungerer en manuel espressomaskine fint, og mange foretrækker den, fordi den giver en bedre kop og en pause, der føles som en pause. Den kræver til gengæld lidt oplæring.

10-40 kg om måneden – fra cirka 20 til 80 medarbejdere. Her bliver en fuldautomatisk maskine det rigtige. Ét tryk pr. kop, ingen oplæring, og den kan følge med, når 15 mennesker vil have kaffe samtidig klokken ni.

Over 40 kg om måneden – her skal I typisk have mere end én maskine, eller en maskine i en anden klasse. Placeringen bliver også vigtig: én maskine i kantinen løser sjældent behovet på fjerde sal.

Det skjulte regnestykke

Mange virksomheder sammenligner kaffeløsninger på maskinprisen alene. Men over en treårig periode er kaffen næsten altid den største post.

Et kontor med 25 ansatte bruger omkring 12,5 kg om måneden, altså cirka 450 kg over tre år. Forskellen mellem billig og god kaffe pr. kilo bliver ganget med det tal. Det er dér, aftalen enten er skarp eller ikke er.

Omvendt betyder det også, at rabatten på kaffeprisen ved en bindingsperiode ofte betyder mere for totalen end en rabat på selve maskinen.

Kom i gang

Regn jeres forbrug ud med tommelfingerreglen, og se på vores forslag til en løsning i jeres størrelse:

• Kaffeløsning til små virksomheder
• Kaffeløsning til mellemstore virksomheder
• Kaffeløsning til store virksomheder

Er I i tvivl, kommer vi gerne forbi med den mobile kaffebar og lader jer smage forskellen, før I beslutter jer. Det koster ikke noget og forpligter ikke til noget.